Onboarding nelle PMI italiane: perché il 90% sbaglia

Ho letto i dati del Rapporto Delta Index 2025 con quella sensazione che conosco bene: il fastidio di vedere un numero che conferma qualcosa che vedi ogni settimana sul campo, ma che nessuno vuole ancora ammettere apertamente.

L’osservatorio, primo in Italia certificato da Adapt sulla capacità delle aziende di attrarre la Generazione Z, ha analizzato quattro grandi aree: attrarre, selezionare, formare e trattenere i talenti. Il punteggio più basso di tutti? Formazione e onboarding. Media nazionale: 57,5 su 100. E la statistica che mi ha colpito di più è questa: solo il 9,1% delle imprese italiane offre percorsi di onboarding completi e strutturati.

Nove aziende su cento. Le altre novantuno improvvisano.

I primi giorni che nessuno progetta

Proviamo a raccontare cosa succede davvero. Andrea inizia il suo primo giorno in una piccola azienda manifatturiera della provincia. Ha fatto tre colloqui, è stato selezionato, ha firmato il contratto. È motivato, un po’ teso, come è normale che sia.

Arriva alle otto e mezza. Il titolare non c’è ancora. La segretaria lo fa accomodare in sala riunioni e gli porta un caffè. Dopo venti minuti arriva il responsabile di produzione, che non sapeva esattamente quando sarebbe arrivato Andrea e ha già tre problemi aperti da gestire. Gli mostra la postazione, gli spiega dove si trovano i bagni, gli consegna le credenziali del gestionale e gli dice: “Se hai bisogno chiedi a Marco, che è quello seduto di fronte a te”.

Marco, nel frattempo, è sotto pressione con una consegna e risponde a monosillabi.

A fine prima settimana, Andrea sa come funziona il gestionale. Non sa quasi nulla dell’azienda: cosa produce davvero, chi sono i clienti principali, quali sono le priorità, come si prendono le decisioni, a chi riportare e per cosa. Non sa se sta facendo bene o male, perché nessuno gliel’ha detto. Non ha un interlocutore dedicato. Ha la sensazione, già dopo cinque giorni, di essere sostanzialmente invisibile.

Questo non è un caso inventato per fare effetto. È la sintesi di decine di situazioni che ho visto da vicino in trent’anni di lavoro con le PMI italiane.

Perché l’onboarding decide se una persona resta

C’è una convinzione diffusa tra gli imprenditori che ho incontrato in questi anni: le persone che se ne vanno presto lo fanno perché non erano quelle giuste, o perché hanno trovato qualcosa di meglio altrove. L’onboarding, nella loro testa, non è una variabile rilevante.

I dati dicono altro.

La letteratura internazionale sul tema è abbastanza consolidata: una persona che vive un onboarding efficace ha una probabilità significativamente più alta di restare in azienda oltre il primo anno. E al contrario, buona parte delle dimissioni nei primi sei mesi nasce esattamente in quel vuoto che si crea tra la firma del contratto e il momento in cui la persona capisce davvero dove si trova e cosa ci fa lì.

Non è una questione di accoglienza nel senso cerimoniale del termine. Non si tratta di preparare un kit di benvenuto o di fare una colazione con il team. Onboarding strutturato significa qualcosa di più preciso: definire cosa deve sapere un nuovo assunto nella prima settimana, nel primo mese, nei primi novanta giorni. Significa assegnargli un referente che abbia tempo e intenzione di seguirlo. Significa dargli feedback reali, presto, non aspettare sei mesi per scoprire insieme che qualcosa non ha funzionato.

Come ridurre il turnover in azienda partendo dall’accoglienza

Quando un imprenditore mi dice che ha problemi di turnover, la prima cosa che gli chiedo è: cosa succede nei primi trenta giorni di un nuovo assunto da voi?

La risposta, nove volte su dieci, è vaga. Qualcosa del tipo: “Lo affianca qualcuno”, oppure “Gli spieghiamo come lavoriamo”. Ma se approfondisco, emerge che non c’è nulla di scritto, nessun percorso definito, nessuna persona formalmente incaricata di seguire l’inserimento.

Il collegamento tra onboarding debole e turnover elevato non è immediato da vedere per chi è dentro all’azienda, perché i tempi non coincidono: la persona si dimette a quattro mesi, ma il problema si è creato al giorno tre. Nel mezzo ci sono settimane di disorientamento silenzioso che nessuno ha intercettato.

Ridurre il turnover, concretamente, parte da qui: da una progettazione intenzionale dei primissimi giorni. Non serve costruire un processo elaborato dall’oggi al domani. Serve iniziare a porsi le domande giuste: cosa deve sapere questa persona entro la fine della prima settimana? Chi è il suo punto di riferimento? Quando avrà il primo confronto strutturato con il suo responsabile?

Se riesci a rispondere a queste tre domande con qualcosa di concreto e scritto, sei già davanti al 90% delle aziende italiane.

Il problema non è la dimensione, è la priorità

Uno degli argomenti che sento più spesso è: “Max, noi siamo piccoli, non abbiamo una funzione HR dedicata, non possiamo permetterci processi strutturati”.

Capisco il ragionamento, ma non lo condivido. Un onboarding efficace non richiede una struttura HR sofisticata. Richiede che qualcuno in azienda, tipicamente il titolare o il responsabile diretto, decida di dedicare un’ora a progettare l’esperienza del nuovo arrivato invece di affidarsi all’improvvisazione.

Il vero ostacolo non è la dimensione aziendale. È la convinzione che queste cose siano accessorie, che vengano dopo. Dopo cosa, però, non è mai chiaro. E intanto le persone arrivano, si perdono e se ne vanno.

Ne parlo estesamente anche in il libro “Non ci sono più i collaboratori di una volta”, dove ho cercato di mettere a fuoco proprio questo: il modo in cui le PMI italiane gestiscono le persone è spesso in ritardo rispetto a ciò che le persone stesse si aspettano oggi dal lavoro. E l’onboarding è uno dei punti in cui questo ritardo si vede con più chiarezza.

Cosa fare da domani mattina

Non ti chiedo di costruire un programma di onboarding in ottantadue slide entro venerdì. Ti chiedo qualcosa di più semplice.

Pensa all’ultima persona che hai assunto. Ripercorri mentalmente i suoi primi cinque giorni da voi. Se non riesci a ricostruirli con precisione, se non sai con certezza chi l’ha seguita, cosa le è stato spiegato e quando ha avuto il primo vero confronto con il suo responsabile, allora hai già identificato il problema.

Il dato del Delta Index, quel 57,5 su 100, non racconta un’emergenza improvvisa. Racconta una normalità che abbiamo accettato per troppo tempo: quella di investire mesi a cercare le persone giuste e poi abbandonarle a se stesse dal primo giorno.

Cambiare questa abitudine non è complicato. Ma richiede che qualcuno decida di farlo davvero, non di parlarne soltanto.