3 errori con frasi ambigue ai collaboratori

“Ti faccio sapere” disse Marco, il titolare, uscendo dalla riunione. Silvia, la sua responsabile commerciale, tornò alla scrivania convinta che il progetto fosse approvato. Marco, invece, pensava di aver rimandato tutto a data da destinarsi. Tre settimane dopo, il malinteso era già costato tempo, energie e qualche tensione di troppo.

Questo tipo di situazione mi capita di osservare ogni settimana nelle aziende con cui lavoro. Ma la notizia che ha riacceso in me questa riflessione è arrivata a fine giugno 2025, da un comunicato del Gruppo Prada.

Quando anche i grandi gruppi comunicano senza spiegare

Il 23 giugno 2025, Prada Group ha annunciato l’interruzione immediata della collaborazione con Gianfranco D’Attis, CEO del brand Prada, senza designare un successore. Il ruolo è stato assunto ad interim da Andrea Guerra, CEO di Gruppo. L’annuncio è apparso su un comunicato ufficiale, senza alcuna spiegazione sulle motivazioni.

Non conosco i dettagli interni della vicenda, e non mi interessa speculare. Quello che mi ha colpito, però, è la struttura della comunicazione: una decisione di enorme peso, comunicata con il minimo indispensabile, lasciando tutto il resto all’interpretazione. Giornalisti, analisti, dipendenti, partner commerciali: tutti a chiedersi cosa fosse successo davvero.

Se questo accade in un gruppo internazionale con un ufficio comunicazione strutturato, possiamo immaginare cosa succeda ogni giorno nelle piccole e medie imprese italiane, dove spesso l’imprenditore è anche il capo del marketing, delle risorse umane e della comunicazione interna, tutto insieme.

La questione non riguarda le grandi crisi aziendali. Riguarda le frasi di tutti i giorni, quelle che si usano quasi in automatico e che, nella testa del collaboratore, prendono una direzione completamente diversa da quella che intendeva chi le aveva pronunciate.

Come migliorare la comunicazione con il team partendo dalle parole di ogni giorno

Non servono corsi di retorica né manuali di comunicazione aziendale. Spesso basta diventare consapevoli di tre o quattro frasi che usiamo in modo quasi riflesso, senza rendersi conto di quanto siano aperte all’interpretazione. Queste frasi hanno in comune una caratteristica: suonano chiare a chi le dice e risultano ambigue a chi le riceve.

Ecco le tre che sento più spesso nelle aziende dove lavoro come consulente.

“Ci penso io”

È la frase più rassicurante del repertorio di un imprenditore, e anche una delle più pericolose. Chi la pronuncia intende comunicare disponibilità, presidio, controllo della situazione. Chi la riceve, nella maggior parte dei casi, la interpreta come una chiusura definitiva: l’argomento è tolto dalle sue mani, qualcuno se ne occuperà, lui può smettere di seguire la cosa.

Il problema è che “ci penso io” non dice quando, in che modo, né se il collaboratore ha ancora un ruolo nella questione. Silvia, per esempio, potrebbe smettere di raccogliere informazioni su un cliente perché “se ne occupa il titolare”, mentre il titolare si aspetta che lei continui a seguire la parte operativa.

Una formulazione più precisa potrebbe essere: “Me ne occupo io per la parte contrattuale, tu continua a seguire il contatto operativo e aggiornami entro venerdì.” Richiede qualche secondo in più, ma elimina l’ambiguità alla radice.

“Fai come ti sembra meglio”

Questa frase nasce quasi sempre da un impulso positivo: fiducia nel collaboratore, delega, rispetto dell’autonomia. Chi la riceve, però, si trova spesso davanti a un bivio scomodo. Autonomia vera o delega per lavarsi le mani del problema? Il collaboratore che non conosce bene i confini della propria autonomia tende a procedere con caution eccessiva, chiedendo conferma su ogni piccola decisione, oppure al contrario prende decisioni che l’imprenditore non si aspettava, generando tensioni.

“Fai come ti sembra meglio” funziona solo quando il collaboratore ha già una storia di decisioni condivise con il proprio responsabile, sa quali sono i parametri dentro cui muoversi e conosce le priorità aziendali in quel momento. In assenza di queste condizioni, è una frase che scarica responsabilità senza trasferire davvero potere decisionale.

Meglio definire almeno un confine: “Puoi decidere tu sul fornitore, l’importante è che il costo resti sotto i tremila euro e che mi avvisi prima di firmare qualsiasi cosa.”

“Parliamone la prossima settimana”

Questa frase ha il merito di non chiudere la questione, ma ha il difetto di non aprirla davvero. “La prossima settimana” è un intervallo di tempo che può significare lunedì mattina o venerdì pomeriggio. Può significare una riunione formale di un’ora o due minuti in corridoio. Può significare che la questione è urgente o che è stata parcheggiata in attesa di tempi migliori.

Il collaboratore che ha sollevato un problema importante, e che si sente rispondere con questa formula, spesso non sa se il proprio tema è stato preso sul serio oppure se è stato rimandato perché scomodo. Nei casi in cui la questione riguarda la propria posizione, un progetto a cui tiene o una proposta avanzata con impegno, l’incertezza diventa fonte di stress e, in alcuni contesti, di disimpegno.

La soluzione è semplice: fissare subito un momento preciso. “Parliamone mercoledì alle 10, mettiti in agenda venti minuti” toglie l’ambiguità e segnala al collaboratore che l’argomento è reale, non un modo educato per rimandarlo a tempo indeterminato.

Il costo reale dell’ambiguità

Nelle aziende strutturate esiste un ufficio comunicazione, esistono procedure, esiste un ufficio legale che supervisiona i comunicati. Anche così, come dimostra la vicenda Prada, la comunicazione può lasciare più domande aperte che risposte. Nelle piccole e medie imprese, dove tutto passa per le parole dell’imprenditore e spesso manca qualsiasi filtro o verifica, il rischio è ancora più concreto.

L’ambiguità comunicativa non si manifesta nei grandi momenti di crisi. Si accumula ogni settimana, frase dopo frase, in piccole incomprensioni che sembrano trascurabili e che invece erodono fiducia, allineamento e motivazione. Un collaboratore che riceve messaggi ambigui in modo sistematico impara a proteggersi: smette di prendere iniziative, aspetta istruzioni esplicite, delega la responsabilità verso l’alto.

Se vuoi lavorare su questo aspetto in modo più strutturato, il programma Performance Restart include un modulo dedicato proprio alla comunicazione operativa tra imprenditori e team, costruito sui comportamenti concreti che si usano ogni giorno in azienda.

Comunicare con precisione non significa comunicare di più

Uno degli equivoci più comuni che incontro nelle PMI è pensare che comunicare bene significhi comunicare a lungo, fare riunioni più strutturate, produrre documentazione. Non è così. Le tre frasi che ho descritto qui sopra si correggono aggiungendo una sola frase, non un’ora di briefing.

La differenza sta nell’abitudine di precisare il soggetto, il tempo e il confine di ogni decisione comunicata. Chi fa questo in modo sistematico costruisce nel tempo un clima in cui i collaboratori sanno esattamente cosa ci si aspetta da loro, e questo si traduce in meno errori, meno richieste di conferma e meno malintesi da gestire a posteriori.

Dopo trent’anni di lavoro con imprenditori e manager, sono convinto che la qualità della comunicazione interna sia uno degli indicatori più affidabili della salute di un’organizzazione, spesso più rivelatore dei numeri di bilancio.